○鬼北町個人情報取扱規程

平成27年10月1日

訓令第16号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第7条)

第3章 教育研修(第8条)

第4章 職員の責務(第9条)

第5章 個人情報等の取扱い(第10条―第22条)

第6章 情報システムにおける安全の確保等(第23条―第42条)

第7章 電算センター等の安全管理(第43条―第47条)

第8章 業務の委託等(第48条―第53条)

第9章 安全確保上の問題への対応(第54条―第61条)

第10章 監査及び点検の実施(第62条―第64条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、鬼北町個人情報保護条例(平成17年鬼北町条例第200号。以下「条例」という。)第2章に定めるもののほか、町が保有する個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)の適正な取扱い及び管理を推進するため、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程における用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第3項及び条例第2条第1号に規定する個人情報をいう。

(2) 個人番号 番号法第2条第5項に規定する個人番号をいう。

(3) 特定個人情報 番号法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。

(4) 特定個人情報ファイル 番号法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。

(5) 個人番号利用事務 番号法第2条第10項に規定する個人番号利用事務をいう。

(6) 個人番号関係事務 番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務をいう。

(7) 情報提供ネットワークシステム 番号法第2条第14項に規定する情報提供ネットワークシステムをいう。

第2章 管理体制

(総括保護管理者)

第3条 町に、総括保護管理者を1人置くこととし、個人情報保護主管課長をもって充てる。

2 総括保護管理者は、町長を補佐し、職員に対する個人情報等の指導監督等を行うとともに、個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

(保護管理者)

第4条 個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

2 保護管理者は、各課等における個人情報等を適切に管理する任に当たり、個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。

3 保護管理者は、個人情報等を取り扱う職員及びその役割を指定する。

4 保護管理者は、職員が取り扱う個人情報等の範囲を指定する。

5 保護管理者は、次に掲げる組織体制及び手順等を整備する。

(1) 取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制

(2) 個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制

(3) 個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化

(4) 個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制及び手順等

6 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(保護担当者)

第5条 個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。

2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における個人情報等の管理に関する事務を担当する。

(監査責任者)

第6条 町に、監査責任者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。

2 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。

(個人情報等の適切な管理のための委員会)

第7条 総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設ける。

第3章 教育研修

(教育研修)

第8条 総括保護管理者は、職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等の現場における個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。

4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第4章 職員の責務

(職員の責務)

第9条 職員は、条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。

2 職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

第5章 個人情報等の取扱い

(アクセス制限)

第10条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

2 アクセス権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行う。

(1) 個人情報等の複製

(2) 個人情報等の送信

(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第12条 職員は、個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体や個人情報等が記載されている書類を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠や耐火金庫への保管等を行わなければならない。

(廃棄等)

第14条 職員は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、総括保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第15条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第16条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第17条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第18条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(本人確認の実施)

第19条 職員は、本人から個人番号の提供を受ける場合には、番号法第16条に基づき本人確認を行わなければならない。

(個人情報等の取扱状況の把握)

第20条 保護管理者は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報の利用、保管等の取扱いの状況を把握するため、必要な措置を講ずる。

(個人情報等を取り扱う区域の管理)

第21条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(法令・内部規程違反等に対する厳正な対処)

第22条 町長は、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。

第6章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第23条 保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第6章(第40条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

第24条 保護管理者は、前条の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第25条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及び必要があると認めるときにアクセス記録を分析するため、必要な措置を講ずる。

第26条 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第27条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(不正アクセス等による被害の防止)

第28条 保護管理者は、情報システムを外部等からの不正アクセスから保護する仕組み等を導入し、適切に運用する。また、個人番号利用事務等の実施に当たり接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守する。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第29条 保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な仕組み等を導入し、適切に運用する。

(情報システムの制限)

第30条 保護管理者は、個人番号利用事務等において使用する情報システムについては、インターネットから独立する等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築や運用体制整備を行わなければならない。

第31条 職員は、業務を行う上で特定個人情報をインターネットに接続された端末等で取り扱ってはならない。

(情報システムにおける個人情報等の処理)

第32条 職員は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

(暗号化)

第33条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。職員は、これを踏まえ、その処理する個人情報等について、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行わなければならない。

第34条 職員は、特定個人情報ファイルを電子媒体等に保存する必要がある場合、暗号化又はパスワードにより秘匿しなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第35条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第36条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第37条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

第38条 職員は、保護管理者が必要と認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第39条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第40条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第41条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第42条 保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

第7章 電算センター等の安全管理

(入退管理)

第43条 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算センター等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

第44条 総括保護管理者は、必要があると認めるときは、電算センター等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

第45条 総括保護管理者は、電算センター等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(電算センター等の管理)

第46条 総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算センター等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

第47条 総括保護管理者は、災害等に備え、電算センター等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。

第8章 業務の委託等

(業務の委託等)

第48条 保護管理者は、個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項

(4) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

第49条 保護管理者は、個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。

第50条 保護管理者は、委託先において、個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に前条の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが同条の措置を実施する。また、個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

第51条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

第52条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。

第53条 保護管理者は、個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。

第9章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第54条 個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

第55条 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる機器等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。

第56条 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

第57条 総括保護管理者は、前条の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を副町長に速やかに報告する。

第58条 総括保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

第59条 総括保護管理者は、事実関係を調査し、番号法違反又は番号法違反のおそれが把握できた場合には、その原因の究明を行い、把握した事実関係による影響の範囲を特定し、究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。

(個人情報保護委員会等への報告)

第60条 総括保護管理者は、番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案を把握した場合には、事案の内容等に応じて、事実関係及び再発防止策等について、速やかに個人情報保護委員会等に報告する。

2 総括保護管理者は、次の各号のいずれかに該当するときは、特定個人情報に関する重大事案又はそのおそれのある事案が発覚した時点で、直ちにその旨を個人情報保護委員会等に報告しなければならない。

(1) 情報提供ネットワークシステム又は個人番号を取り扱う情報システムで使用するネットワークから外部に情報漏えい等があった場合(不正アクセス又は不正プログラムによるものを含む。)

(2) 事案における特定個人情報の本人の数が101人以上である場合

(3) 不特定多数の人が閲覧できる状態になった場合

(4) 職員等が不正の目的で持ち出したり利用したりした場合

(5) その他重大事案と判断される場合又はそのおそれのある事案

(公表等)

第61条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、速やかに事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への事実関係等の連絡等の措置を講ずる。

第10章 監査及び点検の実施

(監査)

第62条 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について、定期的に及び必要に応じ随時に点検又は監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

2 監査責任者は、前項の監査を行うに当たっては、その指名する職員等に監査を行わせることができる。

(点検)

第63条 保護管理者は、各課等における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第64条 総括保護管理者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

附 則

この訓令は、平成27年10月5日から施行する。

附 則(平成27年12月28日訓令第23号)

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

鬼北町個人情報取扱規程

平成27年10月1日 訓令第16号

(平成28年1月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成27年10月1日 訓令第16号
平成27年12月28日 訓令第23号