○鬼北町文書取扱規程
平成17年1月1日
訓令第12号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の分類、記号及び番号(第10条―第12条)
第3章 文書の収受(第13条―第15条)
第4章 文書の処理及び立案(第16条―第21条)
第5章 文書の浄書及び発送(第22条―第27条)
第6章 文書の整理及び保管(第28条―第32条)
第7章 文書の保存、編さん及び廃棄(第33条―第35条)
第8章 補則(第36条―第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 鬼北町における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 官報、白書、新聞、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
(2) 公民館その他これらに類する町の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(3) 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの
2 この訓令において「課」とは、鬼北町課設置条例(平成17年鬼北町条例第7号)、鬼北町水道事業条例(平成17年鬼北町条例第177号)及び鬼北町教育委員会事務局組織規則(平成17年鬼北町教育委員会規則第5号)で規定する課並びに出納室、議会事務局、農業委員会事務局及び鬼北町支所設置条例(平成17年鬼北町条例第8号)で規定する支所をいう。
3 この訓令において「保管」とは、執務室等において文書を管理することをいう。
4 この訓令において「置換え」とは、保管していた文書を書庫等へ保存するため移動させることをいう。
5 この訓令において「保存」とは、書庫等において文書を管理することをいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 事務の処理は、文書によることを原則とし、文書の取扱い及び事務処理の順序は、法令等に特別の定めがあるもののほか、この章に定めるところによる。
2 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、収受又は立案されて完結に至るまでのそれぞれの段階における経過と責任が明らかとなるように確実に処理し、もって事務能率の向上に努めなければならない。
3 文書の用紙規格は、特に支障のない限り日本産業規格A列4番を用いるものとする。
(総務財政課長の職責)
第4条 総務財政課長は、庁内の文書事務に関する一切の事務の運営に努めなければならない。
2 総務財政課長は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の受領及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 保存書庫の管理に関すること。
(4) 簿冊目録及び常用簿冊目録の管理に関すること。
(5) 文書又は簿冊の廃棄に関すること。
(6) 文書事務全般における各課への指導及び研修に関すること。
(課長の職責)
第5条 第2条第2項に規定する課の長(以下「課長」という。)は、当該課における文書事務に関する一切の事務の運営に努めなければならない。
2 課長は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 課内における文書の整理及び保管に関すること。
(4) 課内における文書管理の指導及び改善に関すること。
(5) 総務財政課との連絡調整等に関すること。
(帳票)
第6条 文書の管理に要する帳票類は、次のとおりとする。
(1) 例規・告示番号簿公布簿(様式第1号)
(2) 受付印(様式第2号)
(3) 親展文書処理票(様式第3号)
(4) 特殊郵便物処理票(様式第4号)
(5) 金券処理票(様式第5号)
(6) 文書配付カード(様式第6号)
(7) 文書受信簿(様式第7号)
(8) 文書整理事項表示印(様式第8号)
(9) 起案書(様式第9号)
(10) 文書発送票(様式第10号)
(11) 文書発信簿(様式第11号)
(12) 料金後納郵便物差出票(様式第12号)
(13) 簿冊目録(様式第13号)
(14) 保存書庫利用簿(様式第14号)
(15) 廃棄通知(様式第15号)
(16) 表紙(様式第16号)
(文書の区分)
第7条 文書の区分は、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 法令等の規定又は権限に基づき、特定の事項を一般又は一部に対して公示するもの
(4) 訓令 特定の事項を庁中又は法第155条の規定に基づいて設けられた機関及び行政機関以外の事務所、事業所、保育所の全部若しくは一部又はその長に対して指揮命令するもの
(5) 訓 訓令で公布を要しないもの
(6) 達 職権をもって特定個人又は公私の法人若しくは団体に対して特定の事項を命令するもの
(7) 指令 個人又は団体からの申請その他の願に対し、指示し、又は命令するもの
(8) 上申 上司又は諸官公庁等に申告するもの
(9) 副申 上司又は諸官公庁等に進達する文書に意見を副えるもの
(10) 申請「願」 許可又は認可を請うもの
(11) 伺「起案文書」 上司又は諸官公庁の指揮を請うもの
(12) 報告 事務の状況その他を報告するもの
(13) 通知 一定の事実や処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(14) 照会、回答 行政機関相互間又は行政機関と一般民間との間においてある事項を問い合わせ、これに応答するもの
(15) 嘱託 事務処理その他を委託するもの
(16) 証明 個人又は団体に対して、行政機関がその権限内で特定の事実法律関係その他を公に証明するもの
(17) 辞令 任免又は命令をなすもの
(18) その他
(文書の例式)
第8条 文書の例式は、別に定める公文例によらなければならない。
(文書の庁外持ち出し)
第9条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。
第2章 文書の分類、記号及び番号
(文書の分類)
第10条 文書は、別に定める文書分類表により分類記号を付けなければならない。
2 分類記号は、収受文書については各課において記入する。また、発送文書においては、担当者が記入しなければならない。
3 文書分類表の分類記号の変更が生じた場合は、総務財政課長と合議の上、決定しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第11条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号等を付けることを要しないよう様式が定められている文書
(8) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付ける必要がないと総務財政課長が認めた文書
2 前項の文書記号は、課名の頭文字を記入する。
3 第1項の文書番号は、文書受信簿及び文書発信簿により年間を通して一連番号を付けることとし、毎年4月1日に始まり、3月31日に終わる。
(条例等の記号及び番号)
第12条 条例、規則、告示及び訓令には、総務財政課においてその種類ごとに記号及び番号を付けた後、例規・告示番号簿公布簿に必要事項を記入する。
2 前項の記号は、それぞれ「鬼北町条例」、「鬼北町規則」、「鬼北町告示」及び「鬼北町訓令」とする。
3 第1項の番号は、それぞれ当該条例、規則、告示及び訓令ごとに、公布の順序に従い暦年による一連番号により付けるものとする。
第3章 文書の収受
2 各課において直接受領した文書又は職員が出張等において受領した文書は、速やかに総務財政課に回付しなければならない。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領して緊急に処理するものを除き総務財政課へ回付しなければならない。
4 料金の未納又は不足の文書は、官公庁から発送したもの及びその他総務財政課長が必要と認めるものに限りその料金を支払い、これを収受することができる。
(文書の配布)
第14条 受領した文書は、次の各号により取り扱う。
(1) 文書の開封は、急を要するものを除き毎日午前1回これを行う。
(2) 「親展」又は「秘」の表示のあるものは、請求書等の秘扱を要しないものを除き、開封せず封筒表側に収受印を押し、親展文書処理票により名宛人へ配布し受領印を徴さなければならない。
(3) 書留、配達証明郵便等は、受付印を押し、照査の上、特殊郵便物処理票により課に配布し、受領印を徴さなければならない。
(4) 「現金」、「金券」又は「有価証券」は、照査の上、金券処理票により、主管課長の受領印を徴さなければならない。
(5) 郵便切手を添付した文書は、文書配布カードにその添付額を記入して処理しなければならない。
(6) 住民登録関係の文書は、文書配布カードにより町民生活課へ配布しなければならない。
(7) 電報、ファックス、速達及び小包を受領するときは、普通文書に準じて取り扱う。
(8) 私文書は、原則として、名宛人へ配布し、公務に関すると認められたものは、総務財政課へ返付し普通文書に準じて取り扱う。
(9) 官報、県報、新聞、定期刊行物、広告又は軽易な文書は、余白に受付印を押し課長へ配布する。
(10) 受領した文書で前各号に掲げる以外の文書(以下「普通文書」という。)は、課別に分類し、当該文書の右上欄に受付印を押印する。
(11) 訴願、訴訟、審査請求、個人又は団体の権利義務に関係あるものその他受理の日時が権利の得喪又は変更に関係があるものは、文書に収受時刻を記入し封印して封筒を添付する。
2 緊急を要する文書は、前項の規定にかかわらず、その文書が速やかに処理されるよう関係課に連絡し、適宜の措置をとらなければならない。
(主管に属さない文書)
第15条 各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付せんして、課長が押印の上、総務財政課に返付しなければならない。
第4章 文書の処理及び立案
(処理の責任)
第16条 文書の処理は、別に定めるもののほか課長の責任とする。
2 課長は、文書収受簿によって、常に文書の処理状況について注意し、その促進を図らなければならない。
(配布を受けた文書の処理)
第17条 課長は、文書の配布を受けたときは、登録を要する普通文書には、文書整理事項表示印を押し、分類記号を記入するとともに文書受信簿に登載し、必要な指示を与えて係長に回付しなければならない。
2 課長は、配布を受けた文書のうち、重要又は異例と認められるものは、担当者に回付する前に上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
3 文書は、処理期限の指定されたものはその期限内に、処理期限の指定のないものにあっては、配布を受けた日から5日以内に処理をしなければならない。
4 係長又は担当者は、前項により配布を受けた文書を、閲覧し、自ら処理するもののほか、即日処理しないときは、所定のキャビネットに入れ、処理完了までその文書を追求管理しなければならない。
5 課長は、第3項に定める期限を過ぎ、なお処理の完了しないものがあるときは、これを追求しなければならない。
(起案)
第18条 文書の立案は、原則として起案用紙を用いる。ただし、定例のもので一定の帳票で処理できるもの又は軽易な文書は除く。
(起案上の注意)
第19条 起案文書の作成に当たっては、第8条の規定によるもののほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、すべて左横書きとする。ただし、法令の規定により縦書きと定められたものその他町長が特に縦書きを適当と認めたものは除く。
(2) 文書は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、平明簡易、字画は明瞭にすること。
(3) 電報案は、特に簡明に略符号のあるものは必ずこれを用い、かつ、案文には振り仮名を付し、余白に総字数を記入すること。
(4) 重要部分の字句を訂正したときは、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。
(5) 特に重要又は異例な事件に関するもので、起案の趣旨を説明する必要があるときは、処理案の前文にその趣旨を簡明に記述すること。
(6) 参照を必要とする法令その他の参考となる事項は、その要点を抜すいして処理案の末尾に記載し、かつ、関係書類を添付しなければならない。
(7) 起案文書は、左とじとし、常に丁寧に扱わなければならない。
(起案者の署名押印)
第20条 起案者は、起案年月日を記入した上所定の欄に署名し、又は認め印を押し、起案用紙に所要事項を記入しなければならない。
(決裁及び回議)
第21条 起案が完了したときは、その事務の内容に応じて関係課及び上司に提出し、合議し、又は決裁を受けなければならない。
2 前項の合議及び決裁は、次による。
(1) その起案が他の課係に合議を要するときは、決裁に先だって関係課、係に合議しなければならない。
(2) 合議を受けた関係課、係において異議があるときは、速やかに起案課、係と協議しなければならない。この場合、協議が整わないときは、異議のある課、係において異議要旨を記載して課に返付する。
(3) 次に掲げる起案文書は、総務財政課長に合議しなければならない。
ア 議会に提出する議案
イ 法令の解釈及び運用の方法に関する案
ウ 訓令、告示、公告及び重要な指令
エ 町長名をもって発する陳情書及び請願書
オ 町長の決裁を受ける重要な行政処分
カ 町長の名をもって発する式辞、あいさつ及び表彰等に関するもの
キ 予算及び財政計画に関するもの
(4) 合議決裁に際しては、担当課長又は事務担当者が持ち回るものとし、やむを得ない場合は、その内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。
(5) 起案文書のうち執行上特別の取扱いを要する場合は、上部欄外に次の区分により表示する。
ア 急を要する文書の場合 急
イ 重要な文書の場合 重
ウ 秘密文書の場合 秘
(6) 緊急を要する事件で通常の手続をする時間的余裕のないときは、上司の指示を受け、適宜処置することができる。ただし、事後正規の手続をしなければならない。
3 町長又は副町長は、必要と認めるときは、課に対して案の訂正又は再起案を命ずることができるものとする。
4 起案文書の決裁区分及び要領は、鬼北町事務決裁規程(平成17年鬼北町訓令第11号)の定めるところによる。
5 決裁の終わった起案文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の浄書及び発送
(文書の浄書及び校合)
第22条 決裁文書の浄書及び校合は、主管課において行う。
2 決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。
(浄書例外の処理)
第23条 緊急に送付を要する文書又は構図上複雑な文書並びに図面等及び軽易な文書、定型的な文書は、各課において浄書するものとする。
(公印の押印)
第24条 浄書した文書には、鬼北町公印規程(平成17年鬼北町訓令第14号)により公印を押し、原議と契印する。
(発送)
第25条 文書の発送は、総務財政課において行う。ただし、機密文書その他特別なものは、この限りでない。
2 文書等を支所に送達するとき、又は支所を経由して発送するときは、総務財政課に持参し、支所連絡便の方法によらなければならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、郵便等の方法によることができる。
(発送の手続)
第26条 文書の発送は、次によって行わなければならない。
(1) 文書は、特別なものを除き、決裁済のものでなければ発送することはできない。
(2) 文書は、別に定めるもののほか、全て町長名、副町長名、会計管理者名、課長名又は町役場名、課名をもって発送する。
(3) 発送すべき文書に、現金、証券、物品等を添付するときは、課において包装その他必要な措置をとらなければならない。
(4) 発送文書は、特別の場合を除くほか、全て午後2時までに必要に応じて文書発送票を添付して総務財政課に回付しなければならない。
(5) 発送文書は、特別の場合を除き、文書発信簿に必要事項を記入しなければならない。
(6) 総務財政課は、起案文書又は発送票の指定に基づき、郵送のものは料金後納郵便物差出票により、使送のものは、別に定めるところにより発送する。
(発信番号)
第27条 発送文書の発信番号は、すべて課において付する。
第6章 文書の整理及び保管
(文書整理の原則)
第28条 文書は、常に整理し、重要なものは天災事変に対して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(文書の整理)
第29条 文書は、簿冊方式により管理するものとする。
2 簿冊には表紙(様式第16号)を使用し、次に掲げる項目を表示しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 分類番号
(4) 簿冊名
(5) 保存年限
(6) 部署名
(7) 廃棄年度
3 簿冊名は、別に定める文書分類表に登録された細分類項目と個別の名称を用いなければならない。
(文書の保存年限及び分類)
第30条 文書の保存年限は、別表のとおりとする。
(保存年限の起算)
第31条 保存年限の起算日は、文書が完結となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年単位の簿冊については、最新文書が完結となった日の属する年の翌年の1月1日とする。
(文書の保管)
第32条 文書の保管は、各課において保管する。
2 保管の対象となる文書は、各課において定める。
第7章 文書の保存、編さん及び廃棄
(文書の置換え)
第33条 文書の置換えは、課長の指導の下、各課において行うものとする。
2 課長は、簿冊目録(様式第13号)を作成し、総務財政課に写しを提出しなければならない。
(保存書庫の管理)
第34条 総務財政課は、保存書庫を管理し、各課の文書量を考慮した書棚の割り振り、保存書庫の保守、点検及び鍵の管理を行うものとする。
2 保存書庫の利用の際は、保存書庫利用簿(様式第14号)に必要事項を記入し、利用しなければならない。
(文書の廃棄)
第35条 廃棄は、課長の指導の下、各課において行うものとする。
2 廃棄は、裁断、焼却その他復元できない方法により行わなければならない。
3 課長は、廃棄通知(様式第15号)を作成し、総務財政課に報告しなければならない。
第8章 補則
(文書整理月間)
第36条 総務財政課は、文書の整理等を促すため、文書整理月間を定めることができる。
(その他の基準)
第37条 文書取扱事務を平易にし標準化するため、この訓令の趣旨に基づき、総務財政課長は、文書取扱いに関する必要な基準をつくらなければならない。
(その他)
第38条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の広見町文書事務取扱規程(平成11年広見町規程第1号)又は日吉村文書取扱規程(昭和11年日吉村訓令第3号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年3月29日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(様式に関する経過措置)
2 この訓令の施行の際現にある第8条の規定による改正前の鬼北町文書取扱規程、第13条の規定による改正前の鬼北町防災行政無線局管理運用規程、第15条の規定による改正前の鬼北町臨時職員雇用等管理に関する要綱、第16条の規定による改正前の鬼北町職員服務規程、第22条の規定による改正前の鬼北町居所不明被保険者に係る資格喪失確認の事務処理要領、第24条の規定による改正前の鬼北町工事執行事務取扱要綱、第25条の規定による改正前の鬼北町工事検査規程及び第27条の規定による改正前の鬼北町営住宅家賃滞納整理要領による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。
3 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成25年3月26日訓令第6号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年12月9日訓令第17号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月23日訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(平成28年3月30日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、第8条の規定による改正前の鬼北町バス運行管理規程、第9条の規定による改正前の鬼北町文書取扱規程、第17条の規定による改正前の鬼北町当直規程、第18条の規定による改正前の鬼北町職場におけるセクシュアル・ハラスメントの防止に関する要綱、第37条の規定による改正前の鬼北町国民健康保険一部負担金の減額、免除及び徴収の猶予に関する要綱、第38条の規定による改正前の鬼北町児童手当事務取扱規程、第42条の規定による改正前の鬼北町臨時職員雇用等管理に関する要綱及び第44条の規定による改正前の鬼北町総合案内規程に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(平成28年6月1日訓令第15号)
この訓令は、平成28年7月1日から施行する。
附則(平成28年7月26日訓令第21号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成29年5月26日訓令第10号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年6月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、改正前の鬼北町文書取扱規程に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(令和元年7月1日訓令第3号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和3年3月25日訓令第7号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月8日訓令第3号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第30条関係)
文書保存年限基準表
1 永年保存文書の基準は、次のとおりとする。
(1) 条例、規則並びに特に重要な訓令及び告示の原議
(2) 契約、認可、許可等に関する書類で特に重要なもの
(3) 中央官庁の訓令、指令及び通達並びに中央官庁に対する上申及び申請書に関する書類中特に重要なもの
(4) 事務の引継ぎに関する書類
(5) 職員の進退、賞罰及び恩給共済に関する書類
(6) 履歴書
(7) 褒賞に関する書類
(8) 会計その他諸種の台帳又は原簿の類であって重要なもの
(9) 審査請求、訴願、訴訟及び土地収容裁決に関する書類
(10) 町議会に関する書類で重要なもの
(11) 町有財産及び営造物関係の書類で重要なもの
(12) その他永年保存の必要のあるもの
2 10年保存文書の基準は、次のとおりとする。
(1) 訓令及び告示の原議で永年保存に属しないもの
(2) 契約、認可、許可等に関する書類で永年保存に属しないもの
(3) 中央官庁の訓令、指令及び通達並びに中央官庁に対する上申及び申請書に関する書類で永年保存に属しないもの
(4) 諸報告及び統計書類で永年保存の必要のないもの
(5) 会計に関する文書諸帳簿で決算を終わったもの
(6) 印鑑登録、住民登録及び工事関係の書類で重要なもの
(7) その他10年保存の必要のあるもの
3 5年保存文書の基準は、次のとおりとする。
(1) 台帳登記の終わった登記済通知書
(2) 調査の終わった報告及び統計資料
(3) 公課公租及び手数料についての書類徴収簿の類
(4) 給与についての書類
(5) 予算関係の資料
(6) 鬼北町補助金に関する書類
(7) その他5年保存の必要のあるもの
4 3年保存文書の基準は、次のとおりとする。
(1) 消耗品及び材料に関する受払簿
(2) 日誌、出勤休暇遅参等についての書類
(3) その他3年保存の必要のあるもの
5 1年保存文書の基準は、次のとおりとする。
(1) 簡単な照会、回答、通知、報告、申請、証明、申告等についての書類
(2) その他軽易な書類
